Ведення кадрового обліку на підприємстві – це безперервний і досить трудомісткий процес. В умовах воєнного стану все більше підприємств переходять на дистанційну форму роботи.
Тому постає питання: як в цьому випадку вести кадровий облік?
Статтею 7 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» встановлено, що у період дії воєнного стану сторони трудового договору можуть домовитися про альтернативні способи створення, пересилання і зберігання наказів (розпоряджень) роботодавця, повідомлень та інших документів з питань трудових відносин та про будь-який інший доступний спосіб електронної комунікації, який обрано за згодою між роботодавцем та працівником.
Тобто, мова йде про ведення кадрових документів в електронному вигляді та їх підписання як роботодавцем, так і працівником, за допомогою електронного цифрового підпису.
При цьому, Порядком роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженим Наказом Мінюсту 11.11.2014 № 1886/5 передбачено, що створення в паперовій формі документів тимчасового зберігання (до 10 років включно) не є обов’язковим.
Тобто, роздруковувати необхідно та зберігати в паперовій формі необхідно лише ті кадрові документи, строк зберігання яких становить 75 років.
До таких документів належать:
- Особові справи працівників (копії особистих документів, автобіографії, заяви, особові картки працівників кадрів (форма П2), атестаційні листи);
- Кадрові накази (про прийом на роботу, переведення, надання відпустки, звільнення);
- Трудові договори;
- Штатні розписи;
- Посадові інструкції працівників на важких роботах та роботах із шкідливими та небезпечними умовами праці;
- Журнали реєстрації кадрових документів.
Запровадження електронного документообігу значно спростить роботу кадрової служби підприємства
Для того, щоб перейти на електронний документообіг, підприємству попередньо необхідно вжити ряд заходів:
- Розробити, затвердити та ввести в дію Положення про електронний документообіг;
- Ознайомити з таким Положенням працівників;
- Призначити особу, відповідальну за електронний документообіг;
- За необхідності – видати довіреності уповноваженим працівникам для підписання кадрових документів від імені роботодавця власним електронним цифровим підписом;
- Організувати оформлення працівниками електронних цифрових підписів, за необхідності – надати відповідні роз’яснення та консультації.
Погодження та підписання документів займе значно менше часу, не залежно від того, де знаходяться працівники. Підписані документи, як варіант, можна зберігати на хмарному сховищі відповідно до затвердженої підприємством структури їх зберігання.
А для формування особових справ працівників достатню буде роздрукувати документи довготривалого зберігання, засвідчити їх підписом відповідальної особи та розкласти по відповідних папках.
Спеціалісти адвокатського об’єднання «БАЄРС» завжди готові надати допомогу у розробці Положення про електронний документообіг підприємства з урахуванням організаційної структури. Також ми надаємо послуги з постановки кадрового обліку підприємства та його ведення.
Звертайтеся, завжди будемо раді допомогти 🙂
