Ведение кадрового учета на предприятии – это непрерывный и довольно трудоемкий процесс. В условиях военного положения все больше предприятий переходят на дистанционную форму работы.
Как вести кадровый учет в электронном формате
Статьей 7 Закона Украины «Об организации трудовых отношений в условиях военного положения» установлено, что в период действия военного положения стороны трудового договора могут договориться об альтернативных способах создания, пересылки и хранения приказов (распоряжений) работодателя, уведомлений и других документов по вопросам трудовых отношений и о любом другом доступном способе электронной коммуникации, выбранном по соглашению между работодателем и работником.
То есть речь идет о ведении кадровых документов в электронном виде и их подписании как работодателем, так и работником с помощью электронной цифровой подписи.
При этом Порядком работы с электронными документами в делопроизводстве и их подготовки к передаче на архивное хранение, утвержденным Приказом Минюста от 11.11.2014 № 1886/5, предусмотрено, что создание в бумажной форме документов временного хранения (до 10 лет включительно) не является обязательным.
То есть распечатывать и хранить в бумажной форме необходимо только те кадровые документы, срок хранения которых составляет 75 лет.
К таким документам относятся
- Личные дела работников (копии личных документов, автобиографии, заявления, личные карточки работников кадров (форма П2), аттестационные листы);
- Кадровые приказы (о приеме на работу, переводе, предоставлении отпуска, увольнении);
- Трудовые договоры;
- Штатные расписания;
- Должностные инструкции работников на тяжелых работах и работах с вредными и опасными условиями труда;
- Журналы регистрации кадровых документов.
Внедрение электронного документооборота значительно упростит работу кадровой службы предприятия.
Для того чтобы перейти на электронный документооборот, предприятию предварительно необходимо принять ряд мер:
- Разработать, утвердить и ввести в действие Положение об электронном документообороте;
- Ознакомить с таким Положением работников;
- Назначить лицо, ответственное за электронный документооборот;
- При необходимости – выдать доверенности уполномоченным работникам для подписания кадровых документов от имени работодателя собственной электронной цифровой подписью;
- Организовать оформление работниками электронных цифровых подписей, при необходимости – предоставить соответствующие разъяснения и консультации.
Согласование и подписание документов займет значительно меньше времени, независимо от того, где находятся работники. Подписанные документы, как вариант, можно хранить в облачном хранилище в соответствии с утвержденной предприятием структурой их хранения.
А для формирования личных дел работников достаточно будет распечатать документы длительного хранения, заверить их подписью ответственного лица и разложить по соответствующим папкам.
Специалисты адвокатского объединения «БАЕРС» всегда готовы оказать помощь в разработке Положения об электронном документообороте предприятия с учетом организационной структуры. Также мы предоставляем услуги по постановке кадрового учета предприятия и его ведению.
Обращайтесь, всегда будем рады помочь 🙂
