Як правильно оформити звільнення працівника за прогул?

Стаття 40 Кодексу законів про працю України визначає прогул як підставу для звільнення працівника за ініціативою роботодавця. Тобто, якщо працівник без поважних причин не вийшов на роботу, роботодавець має законне право звільнити такого працівника. Більш того, прогулом вважається відсутність працівника на робочому місця більше трьох годин протягом робочого дня.

Однак, просто так, без дотримання визначеної законодавством процедури, звільнити працівника за прогул не можна. Адже таке звільнення може бути оскаржене працівником в судовому порядку і він може поновитися на робочому місці. При цьому, якщо працівник виграє судовий спір, за час, протягом якого триватиме судовий розгляд, працівнику необхідно буде виплатити середню заробітну плату.

Тобто, звільнення за прогул без належного оформлення документів буде нести додаткові ризики для підприємства.

Як правильно оформити звільнення працівника та уникнути додаткових витрат в майбутньому?

Ми рекомендуємо дотримуватися наступної процедури:

• 1. Фіксація відсутності працівника на робочому місці

Необхідно документально підтвердити, що працівник був відсутній на робочому місці протягом робочого часу, встановленого правилами внутрішнього трудового розпорядку або іншими документами підприємства.

Для цього безпосередній керівник відсутнього працівника складає доповідну записку. Нею він повідомляє директора підприємства про відсутність працівника як на робочому місці, так і на території підприємства.

Крім доповідної записки доцільно скласти Акт про відсутність працівника на робочому місці. Акт складається та підписується безпосереднім керівником та ще хоча б двома працівниками підприємства. В ньому зазначається дата та час, протягом якого працівника не було на роботі.

• 2. Створення комісії для проведення службового розслідування

Для того, щоб з’ясувати причини відсутності працівника на робочому місці ми рекомендуємо провести на підприємстві службове розслідування.

Для цього наказом керівника підприємства створюється відповідна комісія. Їй доручається встановити причини відсутності, відібрати у працівника письмові пояснення, скласти акт службового розслідування та надати його на затвердження директору підприємства.

• 3. Встановлення причин відсутності працівника

Не всі випадки не виходу на роботу можуть вважатися прогулом. Адже в самій  статті 40 КЗпП зазначається, що прогул – це відсутність працівника на робочому місці без поважних причин.

При цьому, які саме причини можуть вважатися поважними – законодавство прямо не визначає.

З практики Верховного суду України випливає, що поважними причинами не виходу на роботу вважаються:

• Хвороба або незадовільний стан здоров’я працівника. При цьому, хвороба не обов’язково повинна підтверджуватись лікарняним. Належним доказом в цьому випадку може вважатися медична довідка та покази свідків.

• Виклик працівника до державних органів, явка до яких є обов’язковою. Це може бути поліція, прокуратура, суд, ТЦК тощо.
• Не вихід працівника на роботою в зв’язку з небезпекою для життя. Таку небезпеку може становити проведення бойових дій, повітряна тривога в регіоні тощо.
• Відсутність транспортного сполучення.
• Догляд за членом родини, що раптово захворів.
• Інші причини, які виключають вину працівника.

Оскільки перелік поважних причин відсутності на робочому місці не є вичерпним, необхідно з’ясувати – чому ж працівник не з’явився на роботу.

Саме тому потрібно отримати пояснення відсутнього працівника. Для цього працівнику потрібно надати під особистий підпис або надіслати рекомендованим поштовим відправленням (якщо працівник так і не вийшов на роботу) лист про необхідність надання пояснень. В листі обов’язково зазначається термін, протягом якого повинні бути надані такі пояснення.

У випадку, коли працівник відмовляється від надання пояснень, в тому числі ніяк не реагує на надісланий лист, комісія з проведення службового розслідування складає акт про відмову від надання пояснень.

• 4. Складання акту службового розслідування та надання його на затвердження керівнику підприємства

Після того, як працівник надав пояснення, або складено акт про відмову їх надання, комісія з проведення службового розслідування складає акт службового розслідування. В акті комісія наводить, які саме дії було здійснено для встановлення причин відсутності, причини не виходу працівника на роботу, або ж зазначає, що встановити такі причини не виявилося можливим.

Також комісія визначає, чи можливо, на думку її членів, трактувати дії працівника як прогул.

Акт комісії затверджується керівником підприємства.

• 5. Звільнення працівника відповідно до ч. 4 п. 1 ст. 40 КЗпП

Лише після того, як були вжиті наведені вище заходи та оформлені відповідні документи, роботодавець може видати наказ про звільнення працівника за прогул.

Як бачимо, процедура звільнення за прогул досить не проста, потребує багато часу та оформлення низки документів. Однак, дотримання всіх формальностей дасть змогу уникнути судового спору або, якщо працівник все ж таки вирішить звернутися до суду,  виграти судовий процес.

За правовою допомогою з цього питання Ви завжди можете звернутися до Адвокатського об’єднання «БАЄРС». Наші фахівці можуть надати кваліфіковані консультації з питань трудового законодавства та допомогу в оформленні необхідних документів.