Що таке кадровий аудит і для чого він потрібен бізнесу
Кадровий аудит на підприємстві або аудит кадрової документації — це глибока перевірка всієї документації, що стосується кадрового діловодства, на відповідність чинному трудовому законодавству України.Розробка кадрової документації, налагоджена в компанії, забезпечує порядок у документах бізнесу.
Окрім безпеки та мінімізації штрафних санкцій, кадровий аудит дозволяє зрозуміти:
- стан кадрової документації та наявність всіх необхідних документів;
- повний перелік відсутніх кадрових документів та виявлені помилки у веденні кадрового обліку;
- відповідність кадрової документації трудовому законодавству України;
- повне розуміння всіх ризикових зон та невідповідностей у веденні кадрової документації.
Якісний кадровий консалтинг і оптимізація кадрового діловодства допомагають керівництву зосередитися на стратегічному розвитку бізнесу та правильно побудувати подальшу кадрову роботу.
Що перевіряє кадровий аудит
Під час аудиту фахівці аналізують всі кадрові документи з моменту прийняття працівника на роботу до його звільнення. Сюди обов’язково відносяться і внутрішні Положення та інструкції підприємства, які регулюють трудові відносини та обов’язки працівників. Перевірка охоплює поточні документи і архіви за певний період на вибір. Адже порушення в кадрових документах минулих періодів та по звільненим працівникам теж можуть мати довгострокові наслідки.
Категорія перевірки | Що аналізується |
Оцінка внутрішніх правил компанії | Аналіз та наявність локальних кадрових положень (Положення про оплату праці, Правила внутрішнього трудового розпорядку, Положення про преміювання, Колективний договір тощо), їх відповідність потребам підприємства та трудовому законодавству |
Трудові відносини | Наявність та правильність укладання трудових договорів і контрактів, перевірка наявності та правильності оформлення: трудових книжок та вкладишів до них, внесення відомостей у трудові книжки, облік та зберігання трудових книжок, особових справ, особових карток П-2, кадрових наказів, заяв, посадових інструкцій, трудових договорів, договорів ЦПХ, тощо |
Облік робочого часу | Табель обліку робочого часу, графіки змінності та наявність понаднормових робіт |
Відпустки | Перевірка правильності оформлення щорічних, соціальних та відпусток окремим категоріям працівників, наявність планових графіків відпусток |
Наказова база | Накази про прийняття, звільнення, переведення та надання відпусток |
Сумісництво та суміщення | Перевірка правильності оформлення сумісництва та суміщення |
Військовий облік | Перевірка заповнення відомостей про військовий облік |
Особи з інвалідністю | Перевірка документів осіб з інвалідністю (іпр, мсек), дотримання рекомендацій щодо трудової реабілітації (відповідність займаній посаді), дотримання квоти по інвалідам |
Важливо розуміти, що юридичний аналіз кадрової документації стосується не лише наявності та відсутності документів, а й правильності їхнього оформлення відповідно до вимог трудового законодавства України
Коли бізнесу необхідний кадровий аудит
Коли необхідність проведення аудиту стає критичною:
- Зміна керівництва, відповідального працівника відділу кадрів або головного бухгалтера.
- Перед плановою або позаплановою перевіркою Держпраці, щоб встигнути виправити виявлені недоліки.
- Кадровий аудит рекомендується проводити при масштабуванні або реструктуризації бізнесу.
В Україні постійно оновлюється законодавство та впроваджуються нові нормативно-правові акти. Те, що було правильним рік тому, сьогодні може вважатися грубим порушенням. Постійна актуалізація та перевірка кадрової документації дозволяє бізнесу бути готовим до будь-яких викликів.
Що включає в себе проведення кадрового аудиту?
Процес аудиту починається зі збору всієї наявної документації та інформації. Аудит кадрової документації нашими експертами включає перевірку:
- штатного розкладу;
- правильності ведення трудових книжок, особових карток;
- основних кадрових положень, правил та інструкцій підприємства;
- посадових інструкцій, трудових договорів, договорів ЦПХ тощо;
- дотримання квот стосовно інвалідів, їхніх документів (МСЕК, ІПР);
- табелів обліку робочого часу;
- наскільки правильно оформлені суміщення і сумісництво;
- правильність оформлення документації, що стосується підвищення кваліфікаційного рівня співробітників;
- чи вірно оформляються планові, соціальні та щорічні відпустки;
- чи правильно заповнюються відомості про військовий облік;
- перевірка процедур кадрового адміністрування.
За результатами аудиту фахівці готують розгорнутий звіт з письмовими рекомендаціями по усуненню виявлених ризиків та невідповідностей. Також надають рекомендації та інструктаж по оптимізації кадрового обліку.
Якщо ви відчуваєте, що ваша внутрішня кадрова служба не справляється або хочете перевірити її роботу, краще замовити юридичний кадровий аудит у професіоналів.
Які документи розробляються та актуалізуються за результатами проведення кадрового аудиту?
Коректна розробка кадрової документації (постановка кадрового обліку) — це наступний етап після проведення аудиту: актуалізація поточних документів та розробка відсутніх.
Положення та накази:
- Положення про оплату праці, преміювання тощо
- Колективний договір
- Правила внутрішнього трудового розпорядку (ПВТР)
- Протоколи до Положень та ПВТР, наказ до ПВТР
- Накази та розпорядження (прийом на роботу, звільнення, надання відпустки тощо)
Посадові інструкції:
- Ми допомагаємо розробити інструкції, які чітко визначають права, обов’язки та відповідальність кожного працівника
Інші документи:
- Трудові договори
- Договори про повну матеріальну відповідальність
- Графіки відпусток
- Журнали обліку руху трудових книжок
- Перелік документів для формування особових справ тощо
Що включає розробка кадрової документації для компанії
Коли аудит завершено, настає етап професійної розробки кадрової документації. Вона передбачає створення пакету документів «з нуля» або приведення існуючих документів до ідеального стану.
Ми пропонуємо впровадження сучасних методів ведення кадрового обліку. Якщо ви прагнете повністю позбутися ризиків, оптимальним рішенням стане аутсорсинг кадрового обліку. Він гарантує, що вся документація буде завжди в порядку.
Які порушення найчастіше виявляє кадровий аудит
Практика показує, що більшість компаній мають системні помилки, про які навіть не підозрюють. Найпоширеніші порушення включають:
- відсутність особистих підписів працівників про ознайомлення з наказами, положеннями, інструкціями;
- некоректне ведення табелів обліку робочого часу;
- порушення термінів виплат заробітної плати, вихідної допомоги при звільненні та інших виплат;
- різні місячні оклади працівників, що займають однакові посади;
- невідповідність назв посад класифікатору професій, що в майбутньому може створити серйозні проблеми для працівників при оформленні пенсії;
- відсутність належним чином розроблених Положення про оплату праці або Правил внутрішнього трудового розпорядку, підписів працівників про ознайомлення з цими документами;
- відсутність посадових інструкцій для працівників;
- помилки та невідповідності при формуванні особових справ працівників;
- недотримання або порушення процедур звільнення;
- відсутність обов’язкових документів;
- не актуальні форми документів тощо
Щоб уникнути фінансових втрат та помилок, багато підприємців обирають аутсорсинг розрахунку заробітної плати. Експерти беруть на себе повну відповідальність за точність нарахувань.
Як BIRES проводить кадровий аудит
На першому етапі ми проводимо знайомство з компанією та попередню оцінку обсягу послуг. Далі наші юристи та експерти з кадрового обліку здійснюють виїзну перевірку всіх кадрових документів.
Кадровий аудит від BIRES — це не просто контроль, а партнерський підхід до вашого бізнесу. Ми розуміємо специфіку різних галузей і пропонуємо індивідуальні рішення, які працюють. Після аудиту ви отримуєте повну підтримку у впровадженні рекомендованих змін. Наша мета — зробити так, щоб ваша кадрова документація була ідеальною, а бізнес — захищеним від будь-яких зовнішніх загроз.
Чому юридична компанія BIRES — це найкращий вибір для кадрового аудиту
Обираючи BIRES, ви отримуєте досвід команди професіоналів, які знають всі тонкощі трудового права. Це дає значно вищий рівень захисту, ніж звичайна бухгалтерська перевірка. Ми гарантуємо конфіденційність вашої інформації та пропонуємо гнучкі умови співпраці.
Яка вартість кадрового аудиту та розробки кадрової документації на BIRES
Ми пропонуємо прозоре ціноутворення. Воно залежить від чисельності штату та складності структури компанії. Мінімальна вартість послуги — від 10 000 грн. Кожен клієнт отримує індивідуальну пропозицію. Ви платите за реальну безпеку та спокій, отримуючи якісний кадровий аудит від лідерів ринку.
