Что такое кадровый аудит и для чего он нужен бизнесу
Кадровый аудит на предприятии или аудит кадровой документации — это глубокая проверка всей документации, касающейся кадрового делопроизводства, на соответствие действующему трудовому законодательству Украины. Разработка кадровой документации, налаженная в компании, обеспечивает порядок в документах бизнеса.
Помимо безопасности и минимизации штрафных санкций, кадровый аудит позволяет понять: состояние кадровой документации и наличие всех необходимых документов;
- состояние кадровой документации и наличие всех необходимых документов;
- полный перечень отсутствующих кадровых документов и выявленные ошибки в ведении кадрового учета;
- соответствие кадровой документации трудовому законодательству Украины;
- полное понимание всех рисковых зон и несоответствий в ведении кадровой документации.
Качественный кадровый консалтинг и оптимизация кадрового делопроизводства помогают руководству сосредоточиться на стратегическом развитии бизнеса и правильно построить дальнейшую кадровую работу.
Что проверяет кадровый аудит
Во время аудита специалисты анализируют все кадровые документы с момента принятия сотрудника на работу до его увольнения. Сюда обязательно относятся и внутренние Положения и инструкции предприятия, которые регулируют трудовые отношения и обязанности сотрудников. Проверка охватывает текущие документы и архивы за определенный период на выбор. Ведь нарушения в кадровых документах прошлых периодов и по уволенным сотрудникам тоже могут иметь долгосрочные последствия.
Категория проверки | Что анализируется |
Оценка внутренних правил компании | Анализ и наличие локальных кадровых положений (Положение об оплате труда, Правила внутреннего трудового распорядка, Положение о премировании, Коллективный договор и т.п.), их соответствие потребностям предприятия и трудовому законодательству |
Трудовые отношения | Наличие и правильность заключения трудовых договоров и контрактов, проверка наличия и правильности оформления: трудовых книжек и вкладышей к ним, внесение сведений в трудовые книжки, учет и хранение трудовых книжек, личных дел, личных карточек П-2, кадровых приказов, заявлений, должностных инструкций, трудовых договоров, договоров ГПХ и т. д. |
Учет рабочего времени | Табель учета рабочего времени, графики сменности и наличие сверхурочных работ |
Отпуска | Проверка правильности оформления ежегодных, социальных и отпусков отдельным категориям работников, наличие плановых графиков отпусков |
Правовая база | Приказы о принятии, увольнении, переводе и предоставлении отпусков |
Совместительство и совмещение | Проверка правильности оформления совместительства и совмещения |
Военный учет | Проверка заполнения сведений о военном учете |
Лица с инвалидностью | Проверка документов лиц с инвалидностью (ипр, мсек), соблюдение рекомендаций по трудовой реабилитации (соответствие занимаемой должности), соблюдение квоты по инвалидам |
Важно понимать, что юридический анализ кадровой документации касается не только наличия и отсутствия документов, но и правильности их оформления в соответствии с требованиями трудового законодательства Украины.
Когда бизнесу необходим кадровый аудит
Когда необходимость проведения аудита становится критической:
- Смена руководства, ответственного сотрудника отдела кадров или главного бухгалтера.
- Перед плановой или внеплановой проверкой Гоструда, чтобы успеть исправить выявленные недостатки.
- Кадровый аудит рекомендуется проводить при масштабировании или реструктуризации бизнеса.
В Украине постоянно обновляется законодательство и внедряются новые нормативно-правовые акты. То, что было правильным год назад, сегодня может считаться грубым нарушением. Постоянная актуализация и проверка кадровой документации позволяет бизнесу быть готовым к любым вызовам.
Что включает в себя проведение кадрового аудита
Процесс аудита начинается со сбора всей имеющейся документации и информации. Аудит кадровой документации нашими экспертами включает проверку:
- штатного расписания;
- правильности ведения трудовых книжек, личных карточек;
- основных кадровых положений, правил и инструкций предприятия;
- должностных инструкций, трудовых договоров, договоров ГПХ и т. д.;
- соблюдения квот в отношении инвалидов, их документов (МСЭК, ИПР);
- табелей учета рабочего времени;
- того, насколько правильно оформлены совмещение и совместительство;
- правильности оформления документации, касающейся повышения квалификационного уровня сотрудников;
- верно ли оформляются плановые, социальные и ежегодные отпуска;
- правильно ли заполняются сведения о воинском учете;
- проверки процедур кадрового администрирования.
По результатам аудита специалисты готовят развернутый отчет с письменными рекомендациями по устранению выявленных рисков и несоответствий. Также предоставляются рекомендации и инструктаж по оптимизации кадрового учета.
Если вы чувствуете, что ваша внутренняя кадровая служба не справляется или хотите проверить ее работу, лучше заказать юридический кадровый аудит у профессионалов.
Какие документы разрабатываются и актуализируются по результатам проведения кадрового аудита
Корректная разработка кадровой документации (постановка кадрового учета) — это следующий этап после проведения аудита: актуализация текущих документов и разработка отсутствующих.
Положения и приказы:
- Положение об оплате труда, премировании и т. д.
- Коллективный договор
- Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)
- Протоколы к Положениям и ПВТР, приказ к ПВТР
- Приказы и распоряжения (прием на работу, увольнение, предоставление отпуска и т. д.)
Должностные инструкции:
- Мы помогаем разработать инструкции, которые четко определяют права, обязанности и ответственность каждого работника.
Другие документы:
- Трудовые договоры;
- Договоры о полной материальной ответственности;
- Графики отпусков;
- Журналы учета движения трудовых книжек;
- Перечень документов для формирования личных дел и т. д.
Что включает разработка кадровой документации для компании
Когда аудит завершен, наступает этап профессиональной разработки кадровой документации. Она предполагает создание пакета документов «с нуля» или приведение существующих документов в идеальное состояние.
Мы предлагаем внедрение современных методов ведения кадрового учета. Если вы стремитесь полностью избавиться от рисков, оптимальным решением станет аутсорсинг кадрового учета. Он гарантирует, что вся документация будет всегда в порядке.
Какие нарушения чаще всего выявляет кадровый аудит
Практика показывает, что большинство компаний имеют системные ошибки, о которых даже не подозревают. Самые распространенные нарушения включают:
- отсутствие личных подписей работников об ознакомлении с приказами, положениями, инструкциями;
- некорректное ведение табелей учета рабочего времени;
- нарушение сроков выплат заработной платы, выходного пособия при увольнении и других выплат;
- разные месячные оклады работников, занимающих одинаковые должности;
- несоответствие названий должностей классификатору профессий, что в будущем может создать серьезные проблемы для работников при оформлении пенсии;
- отсутствие надлежащим образом разработанных Положения об оплате труда или Правил внутреннего трудового распорядка, подписей работников об ознакомлении с этими документами;
- отсутствие должностных инструкций для работников;
- ошибки и несоответствия при формировании личных дел работников;
- несоблюдение или нарушение процедур увольнения;
- отсутствие обязательных документов;
- неактуальные формы документов и т. д.
Чтобы избежать финансовых потерь и ошибок, многие предприниматели выбирают аутсорсинг расчета заработной платы. Эксперты берут на себя полную ответственность за точность начислений.
Как BIRES проводит кадровый аудит
На первом этапе мы проводим знакомство с компанией и предварительную оценку объема услуг. Далее наши юристы и эксперты по кадровому учету осуществляют выездную проверку всех кадровых документов.
Кадровый аудит от BIRES — это не просто контроль, а партнерский подход к вашему бизнесу. Мы понимаем специфику различных отраслей и предлагаем индивидуальные решения, которые работают. После аудита вы получаете полную поддержку в вопросах внедрения рекомендованных изменений. Наша цель — сделать так, чтобы ваша кадровая документация была идеальной, а бизнес — защищенным от любых внешних угроз.
Почему юридическая компания BIRES — это лучший выбор для кадрового аудита
Выбирая BIRES, вы получаете опыт команды профессионалов, знающих все тонкости трудового права. Это дает значительно более высокий уровень защиты, чем обычная бухгалтерская проверка. Мы гарантируем конфиденциальность вашей информации и предлагаем гибкие условия сотрудничества.
Какова стоимость кадрового аудита и разработки кадровой документации в BIRES
Мы предлагаем прозрачное ценообразование. Оно зависит от численности штата и сложности структуры компании. Минимальная стоимость услуги — от 10 000 грн. Каждый клиент получает индивидуальное предложение. Вы платите за реальную безопасность и спокойствие, получая качественный кадровый аудит от лидеров рынка.
