Что такое кадровый аудит и зачем он нужен бизнесу
Кадровый аудит на предприятии или аудит кадровой документации — это тщательная проверка всей документации, касающейся кадрового делопроизводства, на соответствие действующему трудовому законодательству Украины. Разработка кадровой документации, налаженная в компании, обеспечивает порядок в документах бизнеса.
Помимо обеспечения безопасности и минимизации штрафных санкций, кадровый аудит позволяет понять:
- состояние кадровой документации и наличие всех необходимых документов;
- полный перечень отсутствующих кадровых документов и выявленные ошибки в ведении кадрового учета;
- соответствие кадровой документации трудовому законодательству Украины;
- полное понимание всех рисковых зон и несоответствий в ведении кадровой документации.
Качественный кадровый консалтинг и оптимизация кадрового делопроизводства помогают руководству сосредоточиться на стратегическом развитии бизнеса и правильно организовать дальнейшую кадровую работу.
Что проверяет кадровый аудит
В ходе аудита специалисты анализируют все кадровые документы с момента приема работника на работу до его увольнения. Сюда обязательно входят и внутренние положения и инструкции предприятия, регулирующие трудовые отношения и обязанности работников. Проверка охватывает текущие документы и архивы за определенный период по выбору. Ведь нарушения в кадровых документах прошлых периодов и по уволенным работникам тоже могут иметь долгосрочные последствия.
Категория проверки | Что анализируется |
Оценка внутренних правил компании | Анализ и наличие локальных кадровых положений (Положение об оплате труда, Правила внутреннего трудового распорядка, Положение о премировании, Коллективный договор и т. п.), их соответствие потребностям предприятия и трудовому законодательству |
Трудовые отношения | Наличие и правильность составления трудовых договоров и контрактов, проверка наличия и правильности оформления: трудовых книжек и вкладышей к ним, внесение сведений в трудовые книжки, учет и хранение трудовых книжек, личных дел, личных карточек П-2, кадровых приказов, заявлений, должностных инструкций, трудовых договоров, договоров гражданско-правовых отношений и т. д. |
Учет рабочего времени | Табель учета рабочего времени, графики сменности и наличие сверхурочной работы |
Отпуска | Проверка правильности оформления ежегодных, социальных и отпускных для отдельных категорий работников, наличие плановых графиков отпусков |
База приказов | Приказы о приеме на работу, увольнении, переводе и предоставлении отпусков |
Совместительство и совмещение | Проверка правильности оформления совместительной работы и совмещения должностей |
Военный учет | Проверка правильности заполнения сведений о воинском учете |
Люди с инвалидностью | Проверка документов лиц с инвалидностью (ИПР, МСЭК), соблюдение рекомендаций по трудовой реабилитации (соответствие занимаемой должности), соблюдение квоты по инвалидам |
Важно понимать, что юридический анализ кадровой документации касается не только наличия или отсутствия документов, но и правильности их оформления в соответствии с требованиями трудового законодательства Украины
Когда бизнесу необходим кадровый аудит
Когда необходимость проведения аудита становится крайне важной:
- Смена руководства, ответственного сотрудника отдела кадров или главного бухгалтера.
- Перед плановой или внеплановой проверкой Гоструда, чтобы успеть устранить выявленные недостатки.
- Кадровый аудит рекомендуется проводить при расширении или реструктуризации бизнеса.
В Украине постоянно обновляется законодательство и вводятся новые нормативно-правовые акты. То, что было правильным год назад, сегодня может считаться грубым нарушением. Постоянная актуализация и проверка кадровой документации позволяет бизнесу быть готовым к любым вызовам.
Что включает в себя проведение кадрового аудита
Процесс аудита начинается со сбора всей имеющейся документации и информации. Аудит кадровой документации, проводимый нашими экспертами, включает проверку:
- расписания;
- правильности ведения трудовых книжек, личных карточек;
- основных кадровых положений, правил и инструкций предприятия;
- должностных инструкций, трудовых договоров, договоров гражданско-правовых отношений и т. п.;
- соблюдение квот в отношении инвалидов, их документов (МСЭК, ИПР);
- табелей учета рабочего времени;
- насколько правильно оформлены совмещение должностей и совместительство;
- правильность оформления документации, касающейся повышения квалификации сотрудников;
- правильно ли оформляются плановые, социальные и ежегодные отпуска;
- правильно ли заполняются сведения о воинском учете;
- проверка процедур кадрового администрирования.
По результатам аудита специалисты готовят подробный отчет с письменными рекомендациями по устранению выявленных рисков и несоответствий. Также они дают рекомендации и проводят инструктаж по оптимизации кадрового учета.
Если вы чувствуете, что ваш внутренний кадровый отдел не справляется с работой, или хотите проверить его работу, лучше заказать юридический кадровый аудит у профессионалов.
Какие документы разрабатываются и обновляются по результатам проведения кадрового аудита
Правильное составление кадровой документации (настройка кадрового учета) — это следующий этап после проведения аудита: актуализация действующих документов и разработка недостающих.
Положения и приказы:
- Положение об оплате труда, премировании и т. п.
- Коллективный договор
- Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)
- Протоколы к Положениям и ПВТР, приказ к ПВТР
- Приказы и распоряжения (прием на работу, увольнение, предоставление отпуска и т. п.)
Должностные инструкции:
- Мы помогаем разработать инструкции, четко определяющие права, обязанности и ответственность каждого сотрудника
Другие документы:
- Трудовые договоры
- Договоры о полной материальной ответственности
- Графики отпусков
- Журналы учета движения трудовых книжек
- Перечень документов для формирования личных дел и т. п.
Что входит в разработку кадровой документации для компании
По завершении аудита наступает этап профессиональной разработки кадровой документации. Он предполагает создание пакета документов «с нуля» или приведение существующих документов в идеальное состояние.
Мы предлагаем внедрение современных методов ведения кадрового учета. Если вы стремитесь полностью избавиться от рисков, оптимальным решением станет аутсорсинг кадрового учета. Он гарантирует, что вся документация всегда будет в порядке.
Какие нарушения чаще всего выявляет кадровый аудит
Практика показывает, что у большинства компаний есть системные ошибки, о которых они даже не подозревают. К наиболее распространённым нарушениям относятся:
- отсутствие личных подписей сотрудников о ознакомлении с приказами, положениями, инструкциями;
- некорректное ведение табелей учета рабочего времени;
- нарушение сроков выплаты заработной платы, выходного пособия при увольнении и других выплат;
- различные месячные оклады работников, занимающих одинаковые должности;
- несоответствие названий должностей классификатору профессий, что в будущем может создать серьезные проблемы для работников при оформлении пенсии;
- отсутствие надлежащим образом разработанных Положения об оплате труда или Правил внутреннего трудового распорядка, подписей работников об ознакомлении с этими документами;
- отсутствие должностных инструкций для сотрудников;
- ошибки и несоответствия при формировании личных дел сотрудников;
- несоблюдение или нарушение процедур увольнения;
- отсутствие обязательных документов;
- неактуальные формы документов и т. п.
Чтобы избежать финансовых потерь и ошибок, многие предприниматели выбирают аутсорсинг расчета заработной платы. Эксперты берут на себя полную ответственность за точность начислений.
Как BIRES проводит кадровый аудит
На первом этапе мы знакомимся с компанией и проводим предварительную оценку объема услуг. Затем наши юристы и эксперты по кадровому учету проводят выездную проверку всех кадровых документов.
Кадровый аудит от BIRES — это не просто контроль, а партнерский подход к вашему бизнесу. Мы понимаем специфику различных отраслей и предлагаем индивидуальные решения, которые действительно работают. После аудита вы получаете полную поддержку во внедрении рекомендованных изменений. Наша цель — сделать так, чтобы ваша кадровая документация была идеальной, а бизнес — защищенным от любых внешних угроз.
Почему юридическая компания BIRES — лучший выбор для кадрового аудита
Выбирая BIRES, вы получаете поддержку команды профессионалов, знакомых со всеми тонкостями трудового права. Это обеспечивает гораздо более высокий уровень защиты, чем обычная бухгалтерская проверка. Мы гарантируем конфиденциальность вашей информации и предлагаем гибкие условия сотрудничества.
Сколько стоит кадровый аудит и разработка кадровой документации в BIRES
Мы предлагаем прозрачное ценообразование. Стоимость зависит от численности персонала и сложности структуры компании. Минимальная стоимость услуги — от 10 000 грн. Каждый клиент получает индивидуальное предложение. Вы платите за реальную безопасность и спокойствие, получая качественный кадровый аудит от лидеров рынка.
