Участь у публічних закупівлях: як ефективно працювати з замовниками

Для компаній, які вже стабілізували свою діяльність, участь у публічних закупівлях є логічним кроком розвитку.

Це виглядає абсолютно розумним кроком, адже цей ринок є доволі стабільним джерелом регулярного доходу та відкриває перспективні можливості для подальшого масштабування діяльності.

Водночас співпраця з публічними контрагентами несе в собі немало юридичних ризиків, ігнорування яких може обернутися збитковістю та фінансовими втратами.

В даній статті розкриємо деякі з цих ризиків, а також дамо поради щодо їх мінімізації.

Участь у публічних закупівлях: ключ до успіху

У першу чергу слід відповідально підійти до власне участі в тендері.

Уважне вивчення вимог тендерної документації, правильне оформлення пропозиції, дотримання строків та своєчасна реакція на дії та рішення замовника є  ключовими компонентами.

Даний процес вимагає значних витрат часу, а також практичного досвіду, щоб участь в тендері завершилась реальним укладенням договору.

Тому рекомендовано залучити окремого спеціаліста, який би відповідав безпосередньо за участь підприємства в публічних закупівлях.

Як альтернативу чи доповнення штатному закупівельнику можна розглядати й послугу юридичного супроводу публічних закупівель.

Грамотна організація даного процесу забезпечить проходження тендерної процедури максимально якісно та ефективно.

Укладення та виконання договору: зона підвищеного ризику

Перемога в тендері є основною ціллю учасника. Проте вона часто є лише початком непростого шляху.

На жаль, нерідко трапляються випадки особистої зацікавленості замовника в перемозі конкретного учасника закупівлі.

Якщо ви не є тим самим учасником, недобросовісний замовник використає будь-яку формальну можливість уникнути співпраці.

Як показує практика, найчастіше це робиться шляхом розірвання договору в односторонньому порядку з доволі сумнівних, а подекуди й відверто недостовірних підстав.

Хоча законодавством передбачена можливість оскаржити розірвання договору через суд, це не завжди здатне призвести до реального відновлення порушених прав. Поки триватиме судовий розгляд замовник може закрити потребу в закупівлі.

Крім цього, розірвання договору може супроводжуватись фінансовими санкціями та ризиком дискваліфікації учасника в майбутніх тендерах.

Тому важливо уважно проаналізувати обов’язки виконавця (продавця) і неухильно їх дотримуватись починаючи від перемоги в тендері до остаточного виконання договору.

Пам’ятайте, якщо замовник має намір віддати закупівлю іншому учаснику – найменша формальна похибка з вашого боку може призвести до втрати вже виграного тендеру.

Проблеми з оплатою та стягнення заборгованості

Ще однією поширеною проблемою є неналежне виконання замовниками зобов’язань з оплати – затримка оплат.

Особливості бюджетного фінансування часто призводять до затримок оплат, а негативна економічна ситуація в країні лише посилює господарську неефективність публічного сектору.

В цьому контексті корисним буде перевірка замовника на предмет його фінансової спроможності.

Відкриті дані щодо фінансової звітності, АСВП, Єдиний державний реєстр судових рішень та інші відкриті джерела містять базову інформацію.

Маркери, які можуть заздалегідь вказати на потенційні проблеми з оплатою в майбутньому:

• значна збитковість;
• численні судові спори;
• наявність виконавчих проваджень.

Для більшої впевненості варто перевірити контрагента ретельніше.

Виконання судових рішень: прихований ризик

Переважна більшість публічних замовників законодавчо захищені від банкрутства та примусової реалізації їх майна в рахунок покриття боргів.

Наприклад, якщо замовник не розрахувався, то стягнення заборгованості в примусовому порядку залежить від наявності достатніх коштів на його рахунках.

Водночас, враховуючи збитковість та частий дефіцит фінансування, цілком вірогідно що таких коштів не знайдеться.

Коли замовник має більш пріоритетні борги (заробітна плата, розрахунки з бюджетом, більш ранні виконавчі провадження) – стягнення може зайти в глухий кут. Коштів немає, а на всі інші активи стягнення звернути неможливо через законодавчі обмеження.

Це наголошує на важливості попередньої рекомендації щодо якісної та всебічної перевірки замовника.

Якщо червоні прапорці проявились вже в ході співпраці – своєчасне звернення до адвоката допоможе побудувати оптимальну стратегію захисту інтересів.

Зміна керівництва замовника та нестабільність в управлінні

У публічному секторі часто відбуваються кадрові зміни, які можуть впливати на виконання договорів. На відміну від приватних юридичних осіб, котрі як правило тісно пов’язані з особою своїх засновників та керівників.

Розповсюдженим явищем є коли зміна керівництва замовника тягне за собою радикальний перегляд відносин по укладеному договору.

Наслідки можуть бути різними: починаючи від ненадання подальших замовлень до повної відмови у визнанні операцій, прийнятих попереднім керівництвом.

Саме тому ВАЖЛИВО від самого початку приділити особливу увагу правильності, повноті та належності оформлення господарських операцій:

• правильно оформлювати всі документи;
• фіксувати виконання робіт/поставок;
• мінімізувати “сірі зони” у співпраці.

Все це мінімізує ризик того, що зміна керівництва у замовника потягне за собою перегляд попередніх домовленостей та зобов’язань.

Практичні поради для бізнесу

Щоб ефективно працювати з замовниками, варто:

• аналізувати тендер ще до участі;
• перевіряти замовника;
• контролювати виконання договору;
• фіксувати всі дії документально;
• залучати юристів на складних етапах.

Висновок

Публічні закупівлі є можливістью для розвитку бізнесу. Але водночас це і зона підвищених ризиків.

Перераховані тут ризикові чинники не є вичерпними. Проте вони є досить поширеними та лежать на поверхні взаємовідносин між учасником та замовником.

Оскільки більшість із них є наслідком недосконалості законодавства, від бізнесу вимагається підвищена увага та грамотно організований процес співпраці із замовником на всіх етапах: від вибору тендеру до повного виконання договору.

Успіх залежить не лише від виграшу тендеру, а й від:

• грамотної роботи з договором;
• перевірки контрагента;
• правильної юридичної стратегії.

Це і є системний підхід, який дозволяє мінімізувати ризики та зробити участь у публічних закупівлях стабільним джерелом доходу.