Наказ про звільнення через Viber або Telegram: коли він вважається врученим працівнику

Чи достатньо роботодавцю надіслати наказ про звільнення через Viber або Telegram, щоб документ вважався офіційно врученим працівнику?

Під час воєнного стану законодавство дозволяє використовувати альтернативні способи обміну кадровими документами.

Проте сам факт надсилання наказу через месенджер ще не гарантує, що працівник отримав його в належний спосіб.

На це звернув увагу Верховний Суд у справі №638/10961/24.

Чи можна надсилати кадрові документи через месенджери

Відповідно до ст. 7 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» у період дії воєнного стану сторони трудового договору можуть домовитися про альтернативні способи створення, пересилання і зберігання наказів (розпоряджень) роботодавця, повідомлень та інших документів з питань трудових відносин та про будь-який інший доступний спосіб електронної комунікації, який обрано за згодою між роботодавцем та працівником.

Зокрема, сторони можуть погодити використання електронної пошти, Viber, Telegram або інших доступних засобів електронної комунікації.

Однак ключовою умовою є наявність домовленості між сторонами трудового договору.

Отже, можливість електронного документообігу, передбачена законом, не означає автоматичного визнання будь-якого надісланого повідомлення належним врученням кадрового документа.

Справа №638/10961/24: наказ про звільнення надіслали через Viber

Працівниця звернулася до суду з позовом про поновлення на роботі та стягнення заробітної плати за час вимушеного прогулу.

Суди першої та апеляційної інстанцій встановили, що звільнення відбулося з порушенням трудового законодавства. Водночас у задоволенні позову було відмовлено через пропуск строку звернення до суду.

Підставою для такого рішення стало те, що працівниця власним підписом підтвердила факт надсилання їй копії наказу про звільнення через Viber 15 березня 2024 року.

Позовну заяву вона подала поштою 13 червня 2024 року.

На думку судів, працівниця пропустила місячний строк звернення до суду, передбачений статтею 233 КЗпП України, і не звернулася з клопотанням про його поновлення.

Позиція Верховного Суду: надсилання документа не завжди означає його вручення

Верховний Суд не погодився з висновками попередніх інстанцій, скасував їхні рішення та направив справу на новий розгляд.

Суд наголосив: у справах про звільнення місячний строк звернення до суду обчислюється з дня вручення працівнику копії наказу про звільнення.

Водночас суди попередніх інстанцій не з’ясували, чи була погоджена між сторонами можливість застосування вказаного альтернативного способу обміну документами через застосунок Viber.

За відсутності належних доказів вручення наказу висновок про пропуск строку звернення до суду був передчасним.

Що означає це рішення для роботодавців

Верховний Суд не заборонив використовувати месенджери для кадрового документообігу.

Проте його позиція демонструє важливу відмінність між двома обставинами:

• Надсилання документа – роботодавець передав повідомлення або файл через певний канал зв’язку.
• Належне вручення документа – існують підстави вважати, що документ вручено працівнику в погоджений сторонами спосіб і це підтверджується відповідними доказами.

Саме друга обставина має принципове значення для визначення початку перебігу строку оскарження звільнення.

Як роботодавцю правильно погодити електронний обмін кадровими документами

Задля уникнення спорів щодо вручення наказів та інших кадрових документів, роботодавцю варто заздалегідь урегулювати порядок електронної комунікації з працівниками.

Найпростіший варіант – закріпити погоджені способи зв’язку в письмовому трудовому договорі.

Інший варіант – передбачити порядок електронного обміну документами в локальних кадрових документах підприємства (наприклад, у правилах внутрішнього трудового розпорядку) та ознайомити з ними працівників під підпис.

Доцільно також визначити конкретні канали зв’язку, порядок підтвердження отримання документів і способи збереження доказів їх вручення.

Особливу увагу слід приділяти наказам про звільнення, адже дата їх вручення безпосередньо впливає на строки судового захисту працівника.

Висновок

Наказ про звільнення, надісланий через Viber або Telegram, не завжди вважатиметься належно врученим працівнику.

Для роботодавця важливо не лише надіслати документ, а й підтвердити, що відповідний спосіб електронної комунікації був погоджений із працівником та що документ вручено належним чином.

Саме на необхідності встановлення цих обставин наголосив Верховний Суд у справі №638/10961/24.

АО «БАЄРС» допомагає роботодавцям розробляти трудові договори, правила внутрішнього трудового розпорядку, а також здійснює юридичний супровід трудових спорів.